Digitalisierung und Lean Management in der Logistik

Mit einem Impulsvortrag zum Thema "ELSEN goes digital – von der Entstehung zur Umsetzung" eröffnete Thomas Klein, CEO der ELSEN Unternehmensgruppe, letzte Woche das Web-Seminar des Fachmagazins transaktuell. Ziel war es, den Teilnehmern in einem zehnminütigen Vortrag darzulegen, wie die Digitalisierung in der ELSEN-Gruppe Einzug gehalten hat und was digitale Transformation für das Unternehmen bedeutet.

Bereits vor rund fünf Jahren hat sich der Logistikdienstleister mit der Digitalisierung beschäftigt. Permanenter Kostendruck, ein hoher Qualitätsanspruch und personalintensive Dienstleistungen führten zur Notwendigkeit, die internen Prozesse auf Verschwendungen und Effizienz zu überprüfen. „Im ersten Schritt haben wir eine Risiko-Potenzial-Analyse entlang der gesamten Dienstleistungskette inklusiver alle internen Prozesse durchgeführt“, sagt Klein. „Unser Anspruch dabei war es, alle Abläufe zunächst auf Verschwendungsfreiheit zu überprüfen, bevor wir sie digitalisieren. Kurz: Lean First – Digitalization second“. Das Ziel bestand darin, differenzierende Methoden und Werkzeuge zu entwickeln, um langfristig die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Digitale Transformation in der Logistik

So rief die ELSEN-Gruppe mit Beginn des Geschäftsjahres 2018 eine hauseigene Digitalisierungsgruppe, das Digital Office, ins Leben. Das fünfköpfige Team, bestehend aus Software-Entwicklern und Business Analysten, trägt im Rahmen von Patenschaften für die einzelnen Business Units dafür Sorge, dass die Digitalisierung in jedem Geschäftsbereich gleichmäßig vorangetrieben wird. „Natürlich prüfen wir die Möglichkeiten und Vorteile von Automatisierungslösungen in unseren Multi-User-Warehouses. Aber Digitalisierung setzt noch einen Schritt weiter vorne an, und zwar bei jedem einzelnen Mitarbeiter“, so Klein. „Zu aller erst haben wir den Softwarenutzungsgrad unserer Business Units ermittelt und teilweise böse Überraschungen erlebt. Eine Vielzahl von Programmen und Anwendungen wurde entweder nicht richtig genutzt oder nicht zur Gänze ausgeschöpft. Hier konnten wir erste Verschwendungen nicht nur prozessualer, sondern auch monetärer Art erkennen.“ Um dem vorzubeugen, wurde für jeden Ablauf im ELSEN-Haus ein Best-in-Class-Prozess definiert, von redundanten Arbeitsschritten befreit und schließlich auf Digitalisierungspotenzial überprüft.

Einsatz von digitalen Lösungen im Transportbereich

An einem konkreten Beispiel aus dem Geschäftsbereich Transport bringt Klein den Teilnehmern des Web-Seminars die Vorteile eben dieser Vorgehensweise näher: „Wir haben eine Disposition in Deutschland und eine Disposition in Polen. Beide Länderorganisationen arbeiteten bis dato unabhängig voneinander und agierten in separaten Datenbankstrukturen.“ Das Ergebnis: keine Vernetzung, keine einheitlichen Standards und suboptimale Ergebnisse mit dünnen Margen. Ein kritisches Hinterfragen des Prozesses führte letztendlich dazu, die beiden Länderorganisation datenbanktechnisch zusammenzuführen, um Synergie- und Skaleneffekte schneller erkennen und nutzen zu können. Durch den Einsatz einer eigens programmierten Anwendung, dem Zentralen Auftragsmanagement (ZAM), ist genau das nun möglich. „Unsere Disponenten können ihre Transportaufträge nach spezifischen Kriterien wie Postleitzahl-Relationen, Be- und Entladedatum oder Produktionsart selektieren und im System sehen, ob zwei oder mehrere Transportaufträge gebündelt werden können.“ Geben also die Kollegen in Polen eine Fracht zum Entladetag X in das Postleitzahlengebiet D-54 in Auftrag, ist dieser Vorgang auch für die Kollegen in Deutschland ersichtlich. Im Idealfall kontaktieren diese den jeweiligen Frächter und bieten ihm eine oder mehrere Folge-Touren vom Beladeort aus dem Postleitzahlengebiet in Richtung seiner Heimatadresse an. „So optimieren wir unsere Suche nach geeigneten Frächtern, reduzieren Prozesskosten und stellen günstige Einkaufskonditionen sicher, indem wir Leerfahrten für unsere Frächter vermeiden“, ergänzt Klein. „Natürlich funktioniert das Prinzip auch für deutsche Frächter, die in Polen oder anderen Ländern eingesetzt werden. Die Transparenz und Visualisierung des Tools schafft für unsere polnischen und deutschen Disponenten eine Plattform, mit deren Hilfe sie ihre Touren optimieren und ihren Arbeitsablauf effizienter gestalten können."

Die Zeitersparnis durch das ZAM kommt vor allem der hohen Anzahl an Tagesanfragen, die im polnischen Team von Neu- und Bestandskunden aufschlagen, zu Gute. Mit der Business Unit Transport hat Klein noch einiges vor: „Perspektivisch möchten wir ein Web-Pricing-Tool aufbauen. Damit werden viele manuelle Prozesse redundant und unsere Mitarbeiter können sich auf echte Mehrwertdienstleistungen und spezielle vertriebliche Aktivitäten konzentrieren.“