Wie sich der Warenausgang optimieren lässt

Alle produzierenden Unternehmen und Handelsbetriebe verfügen über einen Warenausgang. Er ist das letzte Glied innerhalb der intralogistischen Supply Chain, bevor die Ware den Betrieb verlässt und fungiert zugleich als Schnittstelle zwischen der inner- und außerbetrieblichen Materialwirtschaft. An dieser Stelle lassen sich auch letztmalig Fehler innerhalb der Vorprozesse auffangen und korrigieren. Wird hier nicht effektiv und exakt gearbeitet, kann das schnell ins Geld gehen. Und nicht nur das: Der Warenausgang hat auch große Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit. Diese erwarten pünktliche und vollständige Lieferungen. Wichtig ist es daher, die Waren aus dem Lager nicht nur bereitzustellen, sondern vor dem Versand auch genauestens zu überprüfen sowie alle erforderlichen Dokumente zu erstellen.

Aufgaben im Warenausgang

Im Warenausgang landen am Ende alle fertig kommissionierten Aufträge und Waren. Hier besteht letztmalig die Möglichkeit, die Aufträge zu prüfen, bevor sie versandfertig gemacht und schließlich ausgeliefert werden. Gleichzeitig gilt es hier aber auch, eine schnelle Durchlaufzeit sicherzustellen und die Versandeinheiten sinnvoll zu konsolidieren, damit alle Prozesse reibungslos vonstattengehen. Es kommt daher besonders auf eine gute Organisation an.

Aufträge konsolidieren

Häufig landen im Warenausgang Artikel aus mehreren Lager- bzw. Kommissionierbereichen. Der Auftrag muss daher zunächst zu einer Sendung konsolidiert werden. Dafür müssen ausreichend Bereitstellflächen vorhanden sein, die eindeutig gekennzeichnet und im besten Fall auch im Lagerverwaltungssystem als bestandsgeführte Lagerplätze ausgewiesen sind.

Kaufmännische Prüfung

Bei der abschließenden Kontrolle stellt ein Warenausgangsmitarbeiter fest, ob die richtigen Artikel in der richtigen Menge kommissioniert wurden. Im IT-System bestätigt er dies oder meldet etwaige Fehler. Um den Prozess abzusichern und zu beschleunigen, lohnt sich zum Beispiel der Einsatz von Scannern. Voraussetzung ist jedoch, dass die Ware entsprechend etikettiert wird.

Verpacken

Je nach Menge und Anzahl der kommissionierten Artikel müssen sie zu einem oder mehreren Packstücken zusammengefasst werden. Dabei sind sowohl die Vorgaben des Kunden als auch die eigenen logistischen Anbindungen sowie die gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich des Maximalgewichts etc. zu berücksichtigen. Neben dem Verpacken erzeugt ein Warenausgangsmitarbeiter auch eine Packstückinhaltsliste, die alle Positionen aufführt.

Erstellen der Dokumente

Ist der Kundenauftrag vollständig verpackt, können die Versanddokumente erstellt werden. Diese sollten unbedingt im Warehouse-Management-System (WMS) hinterlegt werden. Bei benötigten Kopien beispielsweise lassen sich diese durch den automatisch gesteuerten Nachdruck direkt am Arbeitsplatz erzeugen.

Übergabe / Auslieferung

Am Ende dieses Geschäftsprozesses wird die Ware dann an den KEP-Dienstleister oder Spediteur übergeben. Dieser übernimmt die Packstücke und quittiert sie, um sie dann auf den Weg zum Kunden zu bringen.

KPIs sorgen für effektiven Warenausgang

Für sämtliche Prozessschritte empfiehlt es sich, diese mittels ERP- oder Lagerverwaltungssystemen digital unterstützten zu lassen. Basis dafür ist vor allem eine gute Datenqualität und eine Arbeitsplatzgestaltung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Mit den entsprechenden Lagerkennzahlen lassen sich auch Wirtschaftlichkeit, Produktivität und Qualität eines Warenausgangs beurteilen. Zu den zu kontrollierenden Parametern gehören beispielsweise die Anzahl der (versendeten) Packstücke oder auch die Kapazitätsauslastung, die Durchlaufzeit, die Flächenverwendung sowie die Anzahl korrigierter und bezahlter Rechnungen. Dies wirkt sich direkt auf den Cashflow des Unternehmens aus. Denn so lassen sich beispielsweise operative Einnahmen und Ausgaben genau prognostizieren. Daraus kann das Unternehmen einen Überschuss oder ein Defizit berechnen, auf dessen Basis dann Anpassungsmaßnahmen wie eine Kreditkürzung für ein Plus oder eine Kreditaufnahme bei einem Minus vollzogen werden können.

Optimierungspotenziale im Warenausgang

Trotz zunehmender Digitalisierung sind die Prozesse im Warenausgang häufig noch sehr personal- und damit kostenintensiv. Wichtig ist es daher, die Abläufe regelmäßig zu hinterfragen, zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten, um Optimierungspotenziale aufzudecken. Dazu lohnt es sich zum Beispiel, einen Blick auf Rechnungen, Lieferscheine und sonstige Dokumente zu werfen. Ein entscheidender Faktor sind außerdem kompetente und routinierte Mitarbeiter. Gerade bei einem hohen Automatisierungsgrad ist es wichtig, die Mitarbeiter regelmäßig zu schulen

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